كيفية تسيير الاجتماعات
إن أي اجتماع
يتكون من عدة أفراد قصد تدارس قضايا أو مشاكل مختلفة لابد أن يدخل في إطار تقنية
ومنهجية تحدد طريقة التواصل والتخاطب بين لأفراد، لذا يجب الإلمام بطرق تسيير
الاجتماعات والمعرفة بطرق و وأساليب تنشيط عملية الحوار والنقاش حتى يستطيع كمشارك
للإدلاء بآرائه وأفكاره في إطار منظم وذلك للخروج في النهاية بقرارات ومواقف متفق عليها بالاجتماع للوصول إلى غاية
وهدف عقد من أجله الاجتماع .
أنواع الاجتماعات :
هناك عدة أنواع من الاجتماعات ونذكر منها على
سبيل الحصر :
ü اجتماع إخباري :كتبليغ لمعلومات والأخبار،
ü اجتماع من أجل أخذ قرار في موضوع معين،
ü اجتماع من أجل مناقشة موضوع ما؛
ü اجتماع من أجل مناقشة موضوع تخصصي ؛
ü اجتماع استراتيجي...ألخ.
التهيئ المسبق للاجتماع :
§ يجب اختيار الموضوع مع تحديد الزمان
والمكان ؛
§ جرد أسماء المشاركين(أفراد، جمعيات ، فرق ...)؛
§ إرسال رسائل إلى المشاركين ( عملية الإخبار
المسبق )؛
§ الإعلام عن الاجتماع بوسائل الإعلام
المتعددة( حسب الإمكانيات )؛
§ تهيئ جدول أعمال الاجتماع وأرضية النقاش؛
§ التهيئ المادي والمعنوي للاجتماع.
الغاية من الاجتماع :
Ø البرنامج :لماذا الاجتماع ؟
Ø الجمهور : من الذي يجتمع ؟
Ø الطريقة : كيف يتم الاجتماع ؟
Ø البرنامج : يجب تحديد الهدف والمحتوى ؟
Ø الجمهور : جمعية، عمال، طلبة، فرق ...الخ؛
Ø اللغة والمصطلحات المستعملة في النقاش.
أثناْْء الاجتماع :
تسيير الاجتماع بشكل مضبوط وممنهج للوصول إلى
الغاية أو الغايات المنشودة .
ما بعد الاجتماع :
ـ قراءة التقرير النهائي ؛
ـ المصادقة عليه .
شخصية المسير ودوره في الاجتماع :
v أن يكون ملما بالموضوع ؛
v أن يكون متزنا، نزيها، موضوعيا، محايدا، ديمقراطيا،
منشرحا، ذكيا ، حازما و لبقا؛
v يسهر على تسيير المناقشة الثنائية ؛
v يوزع الكلمة ؛
v يحد من عنصر المناقشة الثنائية؛
v تنشيط النقاش وإعطاء خلاصة منحين لآخر لكل
ما راج من الأفكار؛
v التذكير بالوقت المحدد من حين لآخر.
مسطرة النقاش داخل لاجتماع :
جرت
العادة أن يتفق المتناظرون أو المتدخلون في مناقشة ما، على نوعية المسطرة التي
سيتبعونها في مناقشاتهم وتدخلاتهم ومنها:
1. المناقشة المفتوحة؛
2. التدخل باللائحة؛
3. التدخل بضبط الوقت.
ملاحظة :
يجب
التمييز بين المداخلة والتدخل ونقطة نظام والتعقيب والتوضيح.
دور المقرر :
لابد من
مراعاة شروط أساسية في هذا الأخير :
o
الموضوعية
، المنطق، الكفاءة، الإلمام بالموضوع، تسجيل الأفكار المتفق عليها وصياغتها؛
o
أن
يدون بكل صدق وأمانة ما راج في المناقشة؛
o
إعطاء
خلاصة نهائية لموضوع المناقشة .