الأسس المهنية لكتابة طلبات تمويل المشروع

الأسس المهنية لكتابة طلب التمويل

تتأكد الجمعية قبل كتابتها لمقترح تمويل بأنها تمتلك مشروعاً متكاملاً يحتاج الى تمويل، وتبحث في مختلف الطرق المتاحة والممكنة لتمويله، وتضعه في إطار مقترح تمويل بعد أن تأكدَت بأن هذه الطريقة هي أفضل الطرق لتمويله، وتتوجه به الى الجهة التمويلية التي تهتم بموضوع المشروع بعد أن تكون قد كونت صورة متكاملة لديها عن الجهات التمويلية وتعرَفت على اهتماماتها واجراءاتها وحجم التمويل الذي تمنحه.

تعمل الجمعية على كتابة مقترح التمويل بشكل مهني وتتأكد من أنه يحتوي على كافة المكونات الرئيسية لمقترح التمويل.

تعمل الجمعية على تكوين علاقة طبيعية مع الجهات التمويلية فهي تتابعها بخصوص قرارها حول مقترح التمويل وتتابعها بشكل مستمر عند الموافقة على التمويل.

يساعد هذا القسم الجمعيات على:

•  التعرَف على الخطوات التحضيرية لكتابة مقترح التمويل

•  المكونات الرئيسية لمقترح التمويل وكيفية إعداده

•  أساليب متابعة مقترح التمويل مع الممول

•  طبيعة العلاقة مع الممولين

مقترح التمويل هو وثيقة تعدَها الجمعية، وتحتوي على مشروع والاجراءات التي ستقوم بها الجمعية لتنفيذه، والموازنة التي تحتاجها لذلك، وتقَدم هذه الوثيقة الى جهة تمويلية بهدف الحصول على الأموال اللازمة لتنفيذ المشروع. ويعتبر مقترح التمويل من الطرق الشائعة التي تستخدمها الجمعيات لتوفير الموارد المالية اللازمة لتنفيذ مشاريعها. وتبرز أهميته في أنه احد الطرق التي تساعد على استقرار الجمعية المالي واستمرارها، بالإضافة الى أنه يعتبر أساس العلاقة مع أي ممول يعتمده.

ونظراً الى هذه الأهمية، لا بد ان تقوم الجمعية ببعض الاجراءات قبل كتابة مقترح التمويل، وأن تعدَه بشكل مهني ومتكامل، وأن تتمتع بقدرات ومهارات متتابعة وتكوين علاقات متينة مع الجهات الممولة.

أولاً: تحضيرات قبل كتابة مقترح التمويل

•  عن ماذا ستكتب ؟ الإطار العام للمشروع الذي ستضعه

يجب ان تفكَر الجمعية في مقترح التمويل، ويهدف هذا الاجراء الى توجيه الجمعية الى ممولين محتملين مهتمين بهذا الإطار، والأهم من ذلك يجعل الجمعية تكتشف فما إذا كانت فكرة الحصول على تمويل لهذا المشروع من خلال مقترح تمويل هي الوحيدة والأفضل ام لا.

ففي هذا الاجراء ستتمكَن الجمعية من معرفة الطرق الأخرى المتاحة لتمويل المشروع، فقد يكون ذلك من خلال جمع تبرعات او هبات، واذا تأكدت الجمعية بأن هذه الطرق غير كافية او متاحة، فعليها ان تبدأ بكتابة مقترح التمويل.

ففي بعض الحالات يقوم الممول بسؤال الجمعية عن الطرق الأخرى التي سلكتها او المتاحة لتمويل هذا المشروع، وبالتالي لا بد أن تكون الجمعية مستعدة للاجابة عن هذه الاستفسارات.

•  من هو الممول ؟

يجب ان تتوجه الجمعية بمقترح التمويل الى الممول الصحيح وإلا لن تصل الى نتائج إيجابية في تمويل مشاريعها. فلا بد ان تعمل الجمعية على وضع قوائم بالممولين الموجودين والمحتملين، وأن في اختصاصات واهتمامات كل ممول وتعمل على ربط الإطار العام للمشروع الذي تسعى الى تمويله مع تلك الاختصاصات والاهتمامات. فمن المحتمل ان تتقدَم الجمعية بمشروع بيئي مثلاً الى جهه تمويلية تهتم بالطفل مثلاً، وبالتالي لن يتم اعتماد مقترح التمويل من طرف هذه الجهة التمويلية بسبب عدم اهتمامها بالقضايا البيئية. وبالتالي يجب ان تتعرف الجمعية على اهتمامات الممولين المحتملين، وذلك من خلال الاتصال بهم او قراءة منشوراتهم وتقاريرهم السنوية.

كما يجب أن لا تنحصر معرفة الجمعية بمجال اختصاص واهتمام الجهة الممولة وحسب، بل يجب ان تتعرف على الاجراءات التي تتبعها هذه الجهة في منح التمويل، فهناك العديد من الجهات التمويلية التي تتبع نماذج خاصة في كتابة مقترحات التمويل. كما يجب أن تتعرف الجمعية كذلك على حجم التمويل الذي تمنحه هذه الجهات، فقد يكون أقل بكثير من الموازنة التي يحتاجها المشروع لتنفيذه.

ومن الأمور المهمة أيضاً أن تعرفها الجمعية عن الجهات التمويلية، هي الأوقات المناسبة لتقديم طلبات التمويل، فقد تقوم الجمعية بتقديم مقترح تمويل للجهة الصحيحة وضمن الاجراءات المتبعة ولكن توقيت تقديم المقترح كان خارج السنة المالية لهذه الجهة، وبالتالي لن يجد هذا المقترح مكاناً له في الموازنة السنوية للجهة التمويلية.

ثانياً: مكونات مقترح التمويل

تجدر الإشارة الى ان الجهات التمويلية قد تعتمد مكونات خاصة بها يجب ان تتوفر في مقترحات التمويل، والمكونات التالية تعتبر مكونات رئيسية يمكن ان تستخدمها الجمعية وتتصرف بها حسب اجراءات الجهة التمويلية.

•  رسالة التغطية:

وهي أول ورقة تأتي في مقترح التمويل، ويجب ان تحتوي على:

•  اسم المشروع

•  اسم الجمعية وشعارها

•  اسم الجهة التي قدَِِِم لها

•  تاريخ التقديم (اليوم / الشهر / السنة)

•  قائمة المحتويات:

وهي الورقة التي تبين العناوين الئيسية في مقترح التمويل وأرقام صفحاتها. وينصح بوجود قائمة محتويات في مقترحات التمويل التي يزيد عدد صفحاتها عن الخمس صفحات.

•  الملخص:

وهي المادة التي تبين بشكل مختصر اسم المشروع، خدماته، اجراءاته، فئاته المستهدفة، أهدافه وتنائجه المتوقعة. ويجب ان لا يزيد الملخص عن الصفحة.

تكمن أهمية الملخص في ان الجهات التمويلية تتلقى العديد من مقترحات التمويل وقد لا تتمكن من قراءتها كلها، وبالتالي هي تحتاج الى مادة ملخصة تصف لها بشكل بسيط وواضح المشروع. الأهمية الثانية للملخص أنه يعكس للجهة الممولة مدى فهم الجمعية للمشروع الذي تسعى الى تنفيذه. وعادة ما تتم كتابة الملخص بعد الانتهاء من كتابة مقترح التمويل، فذلك يساعد على معرفة كافة التفاصيل وبالتالي اختصارها في الملخص.

•  مبررات المشروع:

ويتم في هذا الجزء توفير خلفية عامة عن فكرة المشروع والمبررات التي تؤكد ضرورة تطبيقه. وتعمل الجمعية هنا على توفير معلومات للجهة الممولة تقنعها بأهمية تطبيق المشروع ومدى ارتباطه باحتياجات واقعية، والمشاكل التي جاء المشروع للمساهمة في حلها او تجاوزها.

•  أهداف المشروع:

وتقوم الجمعية هنا بعرض الأهداف التي تسعى الى تحقيقها من تطبيق المشروع.

•  الفئات المستهدفة:

وتعرض هنا الجمعية الفئات التي ستستفيد من تطبيق المشروع سواءً كانت فئات مستهدفة مباشرة او غير مباشرة، ومن المهم ان تقدَم الجمعية تفصيلاً عن الفئات المستهدفة، مثلاً: العمر، العدد، أماكن التواجد،

الخلفية الاجتماعية او الاقتصادية وغيرها من التصنيفات التي تعطي صورة واضحة للجهة الممولة عن الفئات التي ستستفيد من المشروع.

•  النشاطات والخدمات:

وهو الجزء الذي توضح فيه الجمعية للجهة الممولة مجموعة الخدمات والنشاطات التي ستقدَمها من خلال المشروع، ويجب ان تعمل الجمعية على ربط هذه الخدمات والنشاطات مع أهداف المشروع وان تحدد الفئة المستهدفة من كل خدمة او نشاط.

ومن الضروري كذلك ان تصف الجمعية الاجراءات التي ستتخذها لتنفيذ كل خدمة او نشاط، فذلك يعكس مدى قدرة الجمعية على تطبيقها بنجاح وفعالية أمام الجهة الممولة. كما يفيد عرض الاجراءات بإتاحة الفرصة امام الجمعية بتقديم فريق العمل الذي سيباشر تنفيذ هذه الاجراءات والمواد والمعدات التي سيحتاجها لتنفيذها، وكيف ستعمل الجمعية على متابعة حسن تنفيذ المشروع.

•  النتائج المتوقعة:

وتعرض هنا الجمعية توقعاتها والمخرجات التي ستحصل عليها من تنفيذ المشروع. ومن المهم جداً ان تبين الجمعية هنا الفرص والمخاطر التي تعترض تطبيقها للمشروع وكيفية استمراره وديمومته، فهذا يعكس مصداقية الجمعية امام الجهة الممولة.

ومن المهم كذلك ان تقدَم الجمعية في هذا الجزء المؤشرات التي ستعتمدها لتقييم أهداف واجراءات ونتائج المشروع.

•  خطة المشروع:

وهي خطة العمل التي سيتم تطبيقها للبدء بتنفيذ المشروع وصولاً الى انتهائه. وتقوم هنا الجمعية بعرض المهام الرئيسية في المشروع، والاجراءات التي ستتخذها لتنفيذ هذه المهام والمدة الزمنية المخصصة لها.

•  موازنة المشروع:

وتضع هنا الجمعية البنود التي تسعى الى تمويلها والمخصصات المالية التي تحتاجها لكل بند، وعادة ما يتم تصنيف هذه البنود لتسهيل قراءة وتحليل الموازنة، مثلاً: بند فريق العمل، بند المعدات والأدوات ...الخ.

•  الملاحق:

وهو جزء اختياري لكنه مهم جداً في بعض الاحيان خاصة إذا أرفقت فيه الجمعية بعض الوثائق او المعلومات التفصيلية عن الفئات المستهدفة، او المنهجية التي ستعتمدها في تنفيذ بعض نشاطات المشروع مثلاً.

ثالثاً: المتابعة والعلاقة مع الممولين

بعد تقديم مقترح التمويل تبدأ العلاقة مع الممول، والصفة الأولى لهذه العلاقة هي صفة المتابعة، فالجمعية تتابع ما اذا تمت الموافقة على مقترح التمويل، واذا تمت الموافقة فإنها تتابع المشروع مع الممول. وعلى الجمعية ان تعمل على تطوير هذه الصفة للعلاقة مع الممول من فقط صفة متابعة الى صفة تعاون وتنسيق.

•  متابعة المقترح:

وهي التي تأتي بعد مرور مدة زمنية معينة على تقديم المقترح، وعادة ما تكون بعد أسبوعين من تقديمه. وتقوم الجمعية بالاتصال هاتفياً مع الممول او بإرسال رسالة رسمية له، تستفسر عن القرار الذي اتخذه بخصوص مقترح التمويل الذي قدمته.

ومن المفضل، في صورة رفض الممول للمقترح، ان تسأله الجمعية عن أسباب هذا الرفض، فقد يكون الرفض ناتجاً عن بعض الأمور التي للجمعية تبريرها او بإمكانها ان تغيرها. وفي كل الأحوال يجب ان تعبر الجمعية للمول عن رغبتها في استمرار تزويده بمقترحات تمويل في المستقبل.

•  متابعة التمويل:

وهي المتابعة التي تأتي بعد حصول الجمعية على الموافقة من الممول، فعلى الجمعية في هذه الحالة:

•  توجيه كتاب شكر للمول على موافقته دعم وتمويل المشروع

•  إطلاع الممول على كافة المستجدات والتطورات المتعلقة بالمشروع

•  تزويد الممول بالأوراق والتقارير اللازمة

•  التفرَغ للاجتماع بالممول

•  ابقاء قنوات التواصل مع الممول مفتوحة دائماً

نصائح وتوجيهات

•  تأكد من وجود مشروع متكامل لدى الجمعية وتحتاج الى تمويل لتنفيذه

•  إبحث عن الطرق المتاحة والممكنة لتمويل هذا المشروع وتأكد من أن وضعه في مقترح تمويل هو أفضل الطرق لتمويله

•  ضع قائمة بأسماء الممولين المحتملين واعمل على تطويرها كلما اقتضت الحاجة

•  كوَن صورة متكاملة عن كل جهة تمويلية: اهتماماتها واختصاصاتها، اجراءاتها، حجم التمويل الذي تمنحه، الأوقات المناسبة لتقديم المقترح

•  تأكد من ان مقترح التمويل يحتوي على كافة المكونات الرئيسية

•  تأكد من كتابة مقترح التمويل بأن تكون واضحة ومعدَة بصورة تريح القارئ

•  تابع مع الجهة الممولة مصير المقترح الذي قدمته لها، واستفسر عن أسباب رفضها له

•  ابق على اتصال وتواصل مباشر ومفتوح مع الجهة الممولة لمشروعك