تطبيق المشروع

تطبيق المشروع

وهي المرحلة التي تعلن فيها الجمعية عن بدء تنفيذ المشروع، ويباشر فريق العمل بتنفيذ الاجراءات والمهام المتفق عليها في خطة المشروع وفي خطة العمل. وتكمن اهمية إدارة المشاريع في هذه المرحلة في أنها تعمل على التحكم في سير اعمال المشروع حسب ما هو مخطط له، وإدخال التعديلات والتحسينات اللازمة على اجراءات ومهام المشروع اذا ما حدثت تغيرات في محيط عمله.

ويمكن متابقة سير المشروع من خلال العناصر التالية:

•  متابعة خطة المشروع: حيث تقوم الجمعية بالتأكد من ان المشروع يتجه نحو تحقيق الأهداف لمرجوة منه، وان الانشطة والخدمات يتم عقدها وتقديمها في الوقت المناسب وللفئات لمستهدفة، كما تقوم الجمعية بتحديد الانشطة المتبقية التي عليها ان تنجزها.

كما تتأكد من ان التناسق في مراحل واجراءات تنفيذ المشروع متوفرة، وخاصة في الاجراءات المرتبطة ببعضها البعض. اي انها تعمل على متابقة دقة تنفيذ خطة المشروع بكل جوانبها الموضوعية.

•  متابقة الموارد المالية: حيث تتأكد الجمعية بأن رصيد المشروع لا يعاني من نقص في الاموال، وان الاموال تصرف على المستلزمات المخصصة لها، وانه يتم معالجة المصروفات غير المخطط لها. اي انها تعمل على متابعة دقة تنفيذ موازنة المشروع.

•  متابعة فريق العمل: وتهدف هذه المتابعة الى التحقق من انجازية وفعالية الموظفين وضبطها في الاتجاه الصحيح، ويأتي ذلك من خلال متابعة مدى التزامهم بتنفيذ خطة المشروع وخطة العمل، إعدادهم تقارير العمل المطلوبة وعقد اجتماعات عمل بشكل مستمر لمناقشة المشروع وتبادل المعلومات حوله، ومتابعة استعداداتهم لتنفيذ الانشطة المتبقية، ومدى التزامهم بمهامهم وأدوارهم، وانسجامهم كفريق عمل في تسيير اجراءات المشروع واتخاذ القرارات. اي ان الجمعية تعمل على متابعة دقة تنفيذ انظمة العمل.

•  تطبيق استراتيجية لإدارة المخاطر: فالجمعية قد لا تتمكن من توقع حدوث كل شيء في مرحلة الإعداد والتخطيط للمشروع، وهذا وضع طبيعي جداً، ولكن قد يتعرض المشروع الى بعض المخاطر اثناء تطبيقه، وبالتالي متابعة المشروع تتيح للجمعية فرصة إدارة المخاطر التي قد يتعرض لها. وبشكل مختصر، تتمثل إدارة المخاطر في تحديد عوامل الخطر ومسبباتها وآثارها ووضع الحلول لها ومعالجتها. ومن خلال هذه المتابقة الشاملة لسير المشروع، ستتمكن الجمعية من تكوين صورة واضحة لموقع المشروع الحالي، وتحديد الانجازات التي حققها المشروع والامور المتبقية التي تحتاج الى تنفيذ، بالاضافة الى ان هذه المتابقة الشاملة تزود الجمعية بالتغيرات التي حدثت بعد البدء بتنفيذ المشروع وهو ما يساعدها على اجراء التعديلات والتحديثات اللازمة.