التخطيط للمشروع

 التخطيط للمشروع

وهي تأتي مرحلة يمر بها المشروع، وتقوم فيها الجمعية بترجمة فكرة المشروع الى مجموعة من الأهداف والانشطة، ويمكن تطبيق مهارات التخطيط الاعتيادية في هذه المرحلة.

ومن المهم جداً ان تعمل الجمعية على ربط خطة المشروع بخطتها الاستراتيجية، حيث ان المشروع جزء من الخطة الاستراتيجية او على الاقل يحقق احد الاستراتيجيات الموجودة في الخطة الاستراتيجية.

ويمكن إعداد خطة المشروع بالاعتماد على العناصر التالية:

•  اسم المشروع: حيث تبتكر الجمعية اسماً للمشروع وبإمكاننا كذلك تصميم شعار له.

•  استراتيجية المشروع: وتعمل الجمعية هنا على ربط المشروع باستراتيجية الجمعية، وتبين كيف يستجيب لها ويحققها.

•  اهداف المشروع: وتوضح الجمعية هنا الأهداف التي تسعى الى تحقيقها من تطبيق هذا المشروع، ولا بد ان تكون هذه الأهداف مؤدية الى استراتيجية المشروع.

ومن المهارات المتبعة في إعداد وصياغة الأهداف هي طريقة SMART ، حيث ان الهدف لا بد ان يكون:

•  محدد

•  قابل للقياس

•  قابل للتطبيق

•  واقعي

•  ويأتي ضمن فترة زمنية محددة

•  النشاطات الرئيسية في المشروع: حيث تقوم الجمعية هنا بعرض مفصل للنشاطات التي تنوي تقديمها من خلال هذا المشروع، مثلاً عقد دورة تدريبية، محاضرة، زيارة ميدانية، مؤتمر، دراسة...الخ.

ولا بد ان تتأكد الجمعية عند تفصيلها للنشاطات انها تحقق هذف او اكثر من اهداف المشروع، اي ان تتأكد من ان تنفيذ هذه الانشطة سيؤدي بالضرورة الى تحقيق الأهداف، فالانشطة مرتبطة بأهداف المشروع.

•  تحديد الفئات المستهدفة: حيث تقوم هنا الجمعية بعرض الفئات التي ستستفيد من تنفيذ نشاطات وخدمات المشروع، ولا بد ان تذكر كيف ستستفيد الفئات المستهدفة، ولماذا اختارتها.

ومن المفضل، اذا كان المشروع يقدم اكثر من خدمة او فيه اكثر من نشاط، ان تقوم الجمعية بتحديد وتوزيع الفئات المستهدفة على هذه الخدمات والانشطة.

•  النتائج المتوقعة: وتضع الجمعية هنا تصورها للنتائج التي تتوقعها من تنفيذ نشاطات المشروع، وتضع المؤشرات التي ستستخدمها لقياس تحقيق تلك النتائج.

كما يمكن للجمعية ان تورد في هذا العنوان العناصر المساندة لتطبيق النشاطات وايضاً العقبات التي قد تعترضها.

•  الاجراءات: وهي من اصعب مراحل التخطيط، حيث ستعمل المنظمة على تحديد كافة الاجراءات والمهام التي ستتخذها من اجل تنفيذ وإدارة هذا المشروع، مثل: الاجتماعات التحضيرية، تحضير

المواد التدريبية او اوراق العمل او المحاضرات وطباعتها، ترتيب موقع النشاط، تحديد الفئات، تحديد الاحتياجات وإعداد ادواته، المتابعة، التقييم... الخ.

فهي اجراءات كثيرة ومتنوعة بتنوع النشاطات والخدمات التي يأتي بها المشروع، وعلى الجمعية ان تجتهد في تحديد هذه الاجراءات، ومن الطبيعي ان تصبح عملية تحديد الاجراءات من الامور البسيطة لدى الجمعية التي نفذت العديد من المشاريع لما تكَون عندها خبرة في إدارة المشاريع.

وبانتهاء الجمعية من التخطيط للمشروع فإنها تكون بذلك قد أعدَت الإطار المرجعي الشامل له، فخطة المشروع ستكون الاساس لإدارته والمرجع لمعرفة ما يلزم القيام به ومن اجل ماذا، ومن الضروري ان يساهم اكبر عدد ممكن من الجمعية في إعداد خطة المشروع، وبعد إعدادها لا بد ان تعمل الجمعية على تزويد الهيئة الإدارية بها والعاملون او اي طرف معني بها.